SharePoint Online: Exportar el historial de versiones de la lista a Excel usando PowerShell

Requisito: Exportar todas las versiones de elementos de lista de SharePoint Online a un archivo CSV (Excel).

PowerShell para extraer y exportar el historial de versiones de elementos de la lista a un archivo CSV

Como administrador, puede haber ocasiones en las que necesite exportar el historial de versiones de una lista de SharePoint Online a Excel para su posterior análisis. Podemos exportar el historial de versiones de la lista a Excel usando PowerShell. Este artículo supone que tiene una lista de SharePoint Online existente con las columnas que se indican a continuación y es posible que deba crear y cambiar columnas según sus requisitos. Este artículo lo guiará a través de los pasos para exportar el historial de versiones de la lista de SharePoint Online a Excel usando PowerShell.

#Load SharePoint CSOM Assemblies
Add-Type -Path "C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\16\ISAPI\Microsoft.SharePoint.Client.dll"
Add-Type -Path "C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\16\ISAPI\Microsoft.SharePoint.Client.Runtime.dll"

Function Export-VersionHistory()
{
  param
    (
        [Parameter(Mandatory=$true)] [string] $SiteURL,
        [Parameter(Mandatory=$true)] [string] $ListName,
        [Parameter(Mandatory=$true)] [string] $CSVFile
    )
    Try {

        #Delete the Output report file if exists
        if (Test-Path $CSVFile) { Remove-Item $CSVFile }

        #Get Credentials to connect
        $Cred= Get-Credential

        #Setup the context
        $Ctx = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($SiteURL)
        $Ctx.Credentials = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.SharePointOnlineCredentials($Cred.Username, $Cred.Password)
        
        #Get the List
        $List = $Ctx.Web.Lists.GetByTitle($ListName)
        $Ctx.Load($List)
        $Ctx.ExecuteQuery()
        
        #Define Query to get List Items in batch
        $Query = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.CamlQuery
        $Query.ViewXml = "<View Scope='RecursiveAll'><RowLimit>2000</RowLimit></View>"
  
        #Batch process list items - to mitigate list threshold issue on larger lists
        Do {  
            #Get items from the list in batches
            $ListItems = $List.GetItems($Query)
            $Ctx.Load($ListItems)
            $Ctx.ExecuteQuery()            
            $Query.ListItemCollectionPosition = $ListItems.ListItemCollectionPosition

            #Array to hold result
            $VersionHistoryData = @()

            #Iterate throgh each item
            Foreach ($Item in $ListItems)
            {
                write-host "Processing Item:" $item.id -f Yellow
            
                #Get all versions of the list item
                $Versions = $Item.versions
                $ctx.Load($Versions)
                $Ctx.ExecuteQuery()

                If($Versions.count -gt 0)
                {
                    #Iterate each version
                    Foreach($Version in $Versions)
                    {
                        #Get the Creator object of the version
                        $CreatedBy =  $Version.createdby
                        $Ctx.Load($CreatedBy)
                        $Ctx.ExecuteQuery()

                        #Send Data to object array
                        $VersionHistoryData += New-Object PSObject -Property @{
                        'Item ID' = $Item.ID
                        'Title' =  $Version.FieldValues["Title"]
                        'Version Label' = $Version.VersionLabel 
                        'Version ID' = ($Version.VersionId/512)
                        'Created On' = (Get-Date ($Version.Created) -Format "yyyy-MM-dd/HH:mm:ss")
                        'Created By' = $CreatedBy.Email
                        }
                    }
                }
            }
        }While($Query.ListItemCollectionPosition -ne $null)
        #Export the data to CSV
        $VersionHistoryData | Export-Csv $CSVFile -Append -NoTypeInformation

        Write-host -f Green "Version History Exported Successfully to:" $CSVFile
     }
    Catch {
        write-host -f Red "Error Exporting version History to CSV!" $_.Exception.Message
    }
}

#Set parameter values
$SiteURL="https://crescent.sharepoint.com"
$ListName="Projects"
$CSVFile="C:\Temp\VersionHistory.csv"

#Call the function to generate version History Report
Export-VersionHistory -SiteURL $SiteURL -ListName $ListName -CSVFile $CSVFile

He utilizado el valor del campo "Título" en el script. Puede agregar cualquier otra columna con: $version.FieldValues[“ColumnInternalName”]

Este script genera un archivo CSV con datos de versión como:

• Etiqueta de versión,
• ID de versión
• Cuando se creó la versión.
• ¿Quién creó la versión?
• Valor del campo de título de la versión (¡también puedes agregar cualquier campo adicional!)

Para SharePoint local, use este script: ¿Cómo exportar el historial de versiones de SharePoint a CSV usando PowerShell?

PnP PowerShell para exportar el historial de versiones de todos los elementos de una lista

Exportemos todas las versiones anteriores de elementos de una lista a un archivo CSV usando PnP PowerShell.

#Set Variables
$SiteURL = "https://crescent.sharepoint.com/sites/PMO"
$ListName = "Projects"
$CSVPath = "C:\Temp\ProjectsVersionsRpt.csv"
  
#Connect to SharePoint Online site
Connect-PnPOnline -Url $SiteURL -Interactive
 
#Get All Fields from List
$ListFields = Get-PnPField -List $ListName | Where {!$_.Hidden}
$VersionHistoryData = @()
 
#Get All List Items - Exclude Folders
Get-PnPListItem -List $ListName -PageSize 500 | Where {$_.FileSystemObjectType -ne "Folder"} | ForEach-Object {
    Write-host "Getting Versioning Data of Item:"$_.ID
    $Versions = Get-PnPProperty -ClientObject $_ -Property Versions
    ForEach($Version in $Versions)
    {
        $VersionHistory =  New-Object PSObject
        $VersionHistory | Add-Member -MemberType NoteProperty -Name "Version ID" -Value ($Version.VersionId/512)
        $VersionHistory | Add-Member -MemberType NoteProperty -Name "Version Label" -Value $Version.VersionLabel
        $VersionHistory | Add-Member -MemberType NoteProperty -Name "Created On" -Value (Get-Date ($Version.Created) -Format "yyyy-MM-dd/HH:mm:ss")
 
        #Get Value of all other Fields
        $ListFields | ForEach-Object {            
            #Handle Special Fields
            $FieldType  = $_.TypeAsString 
            If($FieldType -eq "User" -or $FieldType -eq "UserMulti" -or $FieldType -eq "Lookup" -or $FieldType -eq "LookupMulti")
            {
                $FieldValue = $Version[$_.InternalName].LookupValue -join "; "
            }
            ElseIf($FieldType -eq "URL") #Hyperlink
            {
                $URL = $Version[$_.InternalName].URL
                $Description  = $Version[$_.InternalName].Description
                $FieldValue = "$URL, $Description"
            }
            ElseIf($FieldType -eq "TaxonomyFieldType" -or $FieldType -eq "TaxonomyFieldTypeMulti") #MMS
            {
                $FieldValue = $Version[$_.InternalName].Label -join "; "
            }
            Else
            {
                #Get Source Field Value
                $FieldValue = $Version[$_.InternalName]
            }
            #Append Version data
            $VersionHistory | Add-Member -MemberType NoteProperty -Name $_.InternalName -Value $FieldValue
        }
        $VersionHistoryData+=$VersionHistory
    }
}
$VersionHistoryData | Export-Csv $CSVPath -NoTypeInformation

No olvide reemplazar las variables SiteURL, ListName y CSVPath con los valores relevantes para su entorno.